Ideariihi toi tehoa kehittämiseen toimistotiimissä

Työterveyslaitos palkitsi Etelä-Karjalan hyvinvointialueen (Ekhva) toimistopalveluiden ideariihen Kipinä-palkinnolla.

Palkinnon perustelut: ”Yksinkertainen ja toteutuskelpoinen idea, jonka toteuttamiseen työyhteisössä on sitouduttu.”

Toimistopalveluiden palvelupäällikkö Oona Kokkonen kertoo ideariihen syntyneen Mitä kuuluu -kehittämistyössä. Tuloksista syntyi niistä keskusteltaessa ymmärrys, että tärkeintä oli löytää enemmän yhteistä aikaa ja saada kollegiaalista tukea.

– Ratkaisuksi syntyi päätös ideariihestä. Toimistopalveluiden esihenkilöiden kalenterista on vuodeksi eteenpäin varattu kahden viikon välein tiimipäivästä aikaa ideariihtä varten.

Koko ideariihen ajatus on tehdä yhdessä. Etsimme meille sopivaa mallia ja jokainen pääsee osalliseksi prosessiin.

Oona Kokkonen (kuvassa eturivissä keskellä)

Tavoite: Yhteisen kehittämisen lisääminen

”Hyvä toimintatapa on, että henkilöstö voi vapaasti nostaa esille asioita, joita halutaan käsitellä Ideariihessä. Uskomme, että mikäli tätä toimintatapaa jatketaan sinnikkäästi, työyhteisö oppii kehittämään työtään yhdessä ja itseohjautuvasti.” – Työterveyslaitos

Esihenkilöiden Teamsissa on ideariihi-kansio, minne kuka tahansa tiimistä voi lisätä aloitteen. Ennalta varattua aikaa käytetään myös niihin yllättäen esille tuleviin asioihin, jotka vaativat yhteistä käsittelyä.

– Seuraavaksi meillä on kumppanuussopimuksen yhdessä pohtimista. Aiemmin olemme mm. muokanneet perehdytysohjeita toimistopalveluiden tarpeisiin sopivaksi. Menettelyllä olemme saaneet tiimien välille enemmän yhtenäisyyttä, kertoo Kokkonen.

Ideariihet ovat aina läsnäolokokouksia. Palvelupäällikkönä Kokkonen ei halua valmistella yksin asioita ja luetella sitten toimintamalleja.

– Koko ideariihen ajatus on tehdä yhdessä. Etsimme meille sopivaa mallia ja jokainen pääsee osalliseksi prosessiin. Meillä on aktiivinen ja ihana porukka, missä ideoita nousee esiin ja keskustelua syntyy, Kokkonen kiittelee.

Ideariihi olisi Kokkosen mielestä monistettavissa myös muihin Ekhvan yksiköihin.

– Tärkeää on varata yhteistä aikaa kalentereista riittävän pitkälle eteenpäin ja pitää sovituista ajoista kiinni. Toimintamalliin täytyy sitoutua. Meillä tämä on koettu hedelmälliseksi emmekä siksi näe Ideariihtä mitenkään projektiluonteisena toimintana.

Kipinä-työpaja tuotti heti uusia ideoita

”Onnistumisen kokemukset kehittämisessä sekä näkyvät tulokset vahvistavat tunnetta, että me itse voimme vaikuttaa toimintaamme myönteisesti.” - Työterveyslaitos

Toimistopalveluiden esihenkilötiimi sai Kipinä-kilpailun voitosta palkinnoksi Työterveyslaitoksen työpajan. Ennen työpajaa tiimi nautti kakkukahvit.
– Koulutuksessa puhuttiin jaksamisesta ja todettiin, että meillä on hyvä työyhteisö ja yhteishenki. Yhdessä pohdimme, miten sitä voi jatkossa ylläpitää, että se myös säilyy sellaisena, kertoo Kokkonen.

Palkintopäivän keskustelusta syntyi heti myös uusi idea: positiivisuustaulu.
– Tiimin kahvihuoneesta löytyvään fyysiseen tauluun on ilmestynyt muutamassa kuukaudessa mietelauseita, positiivisia juttuja kollegoista sekä tsemppiviestejä arkeen! Taulu ilahduttaa joka kerta, kun sen näkee, mainitsee Kokkonen.

Työpajassa ja sen jälkeisessä keskustelussa toimistopalveluiden esihenkilöt ideoivat myös muita uusia testattavia käytäntöjä: kävelykokouksia, vapaampia lounaspalavereja. Rutiinien rikkomisella halutaan virkistää työyhteisöä.

Mitä kuuluu? -tulokset parantuneet entisestään

Ideariihi otettiin käyttöön syksyllä 2024. Toimistopalveluiden tiimissä on juuri haastattelun aikaan tarkasteltu viimeisimpiä Mitä kuuluu? -kyselyn tuloksia.

– Meillä esihenkilötiimissä työntekijöitä on alle 10, joten tarkkoja tuloksia emme tällä tasolla näe. Kuitenkin, kun tarkastelemme nyt syksyn kyselyssä neljää ylätasolla näkyvää osa-aluetta, ne ovat jokainen hypänneet yhden tai kaksi väliä eteenpäin. Tämä ehdottomasti motivoi muutokseen, sanoo Kokkonen kiittäen tiimiään yhteistyöstä.

– Tammikuun lopulla valitsemme uudet kehittämiskohteet ja voimavarat.

Kipinä-kilpailua Kokkonen kehuu.

– Voinen puhua koko tiimin puolesta, kun sanon, että tärkeintä tässä kisassa ei ole fyysinen palkinto, vaan on tuntunut kivalta, että saatu asioita eteenpäin vievä idea ja lähdetty kehittämään sitä.

Ideariihi oli toimistotiimille onnistumisen kokemus, joka paransi samalla tiimin toimintaa ja työhyvinvointia.

Lisätietoja:

Oona Kokkonen, palvelupäällikkö, puh. 044 791 4764, oona.kokkonen@ekhva.fi

Mitä kuuluu? -työhyvinvointikysely ja Kipinä-kilpailu

Mitä kuuluu? -työhyvinvointikysely on toteutettu vuodesta 2017, ja sen yhteydessä järjestettävä Kipinä-kilpailu on palkinnut työyhteisöjen kehittämisideoita jo kolmen vuoden ajan.

Kipinä-kilpailuun voivat osallistua kaikki Mitä kuuluu? -tutkimukseen osallistuvien hyvinvointialueiden työyhteisöt. Kehittämisidean tulee olla konkreettinen, realistisesti toteutettavissa ja tukea sujuvaa työntekoa sekä korostaa työn ja työpaikan positiivisia puolia.

Kilpailu tuo esiin työyhteisöjen kehittämistyötä ja vahvistaa työntekijöiden mahdollisuuksia vaikuttaa omaan työhönsä.

Työterveyslaitoksen vuoden 2024 Kipinä-kilpailu toteutettiin vain Etelä-Karjalan hyvinvointialueen työyksiköiden kesken, koska Mitä kuuluu? -kyselyn tehtiin poikkeavana ajankohtana.

Kilpailuun osallistui 58 toimenpidettä.

Raati arvosti toimenpiteissä erityisesti yhteistyötä tai psykologista turvallisuutta edistäviä jo käytössä olevia ideoita, jotka on helppo toteuttaa muissakin työyksiköissä.

Kymmenestä jatkokierrokselle valitusta toimenpiteestä palkittiin neljä ja yksi toimenpide sai kunniamaininnan.